Свой почтовый сервер для организации: когда он нужен и во что обходится

Свой почтовый сервер имеет смысл ровно в трёх случаях: писем много и поштучная оплата ящиков выходит дороже сервера, переписка не должна покидать вашу инфраструктуру по требованию безопасности, или почта живёт внутри сети и наружу вообще не ходит. Во всех остальных случаях готовая услуга дешевле и надёжнее: у Timeweb Cloud ящик стоит 120 ₽/мес, у AdminVPS почтовые ящики без ограничения по числу входят в тарифы виртуального хостинга от 199 ₽/мес — обе цены при оплате за один месяц. Свой сервер начинается от 429 ₽/мес за VPS — но деньги здесь не главная статья расходов, главная — доставляемость.

Поднять Postfix с Dovecot — работа на вечер, и она же самая простая часть. Дальше начинается то, ради чего почтовые провайдеры и берут деньги.

Репутация IP-адреса. Свежий адрес VPS для почтовых систем — незнакомец, и первые письма уходят в спам просто потому, что от этого адреса раньше никто не писал. Хуже, если адрес до вас уже кому-то принадлежал и попал в чёрные списки: проверять это надо до оплаты сервера, а не после.

Обратная зона DNS. Запись PTR должна разрешать адрес обратно в имя вашего почтового сервера, иначе крупные почтовые системы отклонят письмо на входе. Ставит её только владелец адреса, то есть провайдер: уточняйте эту возможность до заказа, потому что не у всех тарифов она есть.

Порт 25. Исходящие соединения по нему многие провайдеры закрывают по умолчанию — именно через него рассылают спам с угнанных серверов. Открывают по запросу и не всегда. Без него сервер сможет принимать почту, но не отправлять.

SPF перечисляет серверы, которым позволено отправлять письма от вашего домена. DKIM подписывает каждое письмо ключом, и получатель проверяет, что текст не менялся по дороге. DMARC говорит, что делать с письмами, не прошедшими первые две проверки.

Порядок именно такой, и DMARC включают последним — сначала в режиме наблюдения, и только через пару недель переводят в отклонение. Иначе первыми пострадают собственные рассылки из CRM и уведомления с сайта, которые уходят мимо почтового сервера и потому не подписаны.

Всё это одинаково нужно и своему серверу, и почте у провайдера. Разница в том, что на готовой услуге ключи и записи вам покажут готовыми, а на своём сервере их выпускаете и обновляете вы.

Связка Postfix плюс Dovecot — это отправка и приём по отдельности: первый отвечает за SMTP, второй за IMAP и POP3. Собирать их вручную имеет смысл, когда нужна нестандартная схема или каждая строка конфигурации под контролем.

Для обычной организации быстрее готовая сборка — Mailcow, iRedMail или Mailu. Внутри та же связка, но с веб-интерфейсом, антиспамом, почтовым клиентом в браузере и выпуском DKIM в пару кликов. Ставится за час, обновляется целиком, и это заметно снижает шанс оставить дыру в настройке.

Требования у сборок скромнее, чем кажется: два гигабайта памяти — рабочий минимум на десяток ящиков, четыре нужны, когда включён полноценный антивирус и поиск по архиву.

Считать надо не сервер, а сервер плюс время. Тариф Promo у AdminVPS стоит 429 ₽/мес при оплате за один месяц и даёт два гигабайта памяти и 30 ГБ NVMe — этого хватает связке на десяток ящиков. Ступень выше, Micro с четырьмя гигабайтами, — 799 ₽/мес при оплате за месяц. У Timeweb Cloud сопоставимая машина Cloud MSK 40 стоит 900 ₽/мес.

Теперь сравните с готовой почтой: десять ящиков у Timeweb Cloud — 1 200 ₽/мес, и в эту сумму входит всё, о чём выше, вместе с чужой ответственностью за доставляемость.

Голая арифметика тут обманчива. Сервер за 429 ₽ сравнивается с четырьмя ящиками по 120 ₽ — то есть по одной только цене свой сервер дешевле уже с четвёртого сотрудника. Но к цене сервера надо прибавить работу: обновления безопасности, разбор попаданий в чёрные списки, восстановление после сбоя. Час администратора стоит дороже, чем разница в пару сотен рублей, поэтому разумный порог другой — десяток ящиков и больше, когда экономия становится заметной на фоне возни.

Прежде чем платить, задайте провайдеру три вопроса, и ответы на них важнее цены. Первый — открыт ли исходящий порт 25 и на каких условиях. Второй — можно ли поставить запись PTR на нужное имя. Третий — не числится ли выданный адрес в чёрных списках; проверить его можно самому по публичным спискам, как только адрес выдан, и потребовать замены, если он уже испорчен.

Если хотя бы на один вопрос ответ отрицательный, почтовый сервер на этом тарифе поднимать не стоит: сообщения будут уходить, а до адресатов не доходить, и разбираться в этом придётся неделями.

Почта — только одна из трёх частей задачи, и обычно не самая сложная: рядом стоят документы клиентов с управляемым доступом и копии, которые должны лежать отдельно. Как это раскладывается у юридической фирмы на двенадцать человек, разобрано на отдельной странице.

Если ящиков меньше десяти, если некому следить за обновлениями, если письма нужны прежде всего для рассылок клиентам — берите готовую почту. Разбор того, как считается её стоимость у наших провайдеров и на каком числе сотрудников сходятся две модели оплаты, — на странице Почта для домена.

Отдельно стоит сказать про массовые рассылки: их не отправляют ни со своего почтового сервера, ни с корпоративной почты. Для них существуют отдельные сервисы, и смешивать транзакционные письма с рекламными на одном адресе — самый быстрый способ испортить репутацию домена.